Как я автоматизировал работу с командой в Google таблицах

Как я автоматизировал работу с командой в Google таблицах

Dashboard 1

Я опишу путь работы с авторами, который я прошел. С чего начал, и до чего дошел.

Описываю подробно, чтобы были понятны мотивы, по которым я делал те или иные поступки.

С чего все началось

Все началось больше года назад, когда я закончил Марафон Начало и начал публиковать первые тексты. Уже тогда я не писал их сам, а заказывал у копирайтеров. Публиковал еще сам.

Я сразу ориентировался на будущее расширение бизнеса. Тогда я работал только с одним копирайтером, и в принципе можно было делать все через ВКонтакте. Но я на тот момент уже знал, что такое Trello, и я решил сделать всю работу именно там. Так родилась первая версия системы.

Первая версия в Trello

Для тех, кто не знает ничего о Trello. Вся идея — это списки с карточками. Эти списки располагаются на досках. Можно создавать свои списки, в этих списках создавать карточки. Карточки можно перетаскивать между списками, к карточкам можно прикреплять ссылки, файлы и т.д. Такой себе удобный конструктор, из которого можно слепить что угодно.

Я слепил управление авторами.

Каждому автору я сделал свою доску — личный кабинет копирайтера. К этой доске доступ имел автор и я. В этой доске были отдельные списки для ожидающих написания ТЗ, ТЗ на проверке, ТЗ, которые ожидают оплаты. Выглядело это вот так:

ЛК копирайтера

Автор видел новые ТЗ в списке Статьи, что пишутся. Он открывал карточку, брал оттуда ТЗ и писал текст. Написав текст, он перетаскивал его в список Статьи на проверке. Я проверял статью, и перетаскивал карточку в список Нужно оплатить. Когда накапливалось какое-то количество статей (обычно я оплачивал раз в два дня) — я перетаскивал карточку в список Оплачено. Через неделю-другую я удалял все карточки из списка Оплачено.

У меня же была чуть другая доска:

Мой ЛК

Фактически, это централизованное хранилище ТЗ. В Списке ТЗ хранились карточки, к которым были прикреплены ТЗ копирайтерам. По мере написания статей я перемещал карточки из этого списка в списки Статьи, что пишутся конкретным копирайтерам.

Были отдельные служебные доски, там я я хранил инструкции, данные сотрудников. Удобно, что можно гибко настраивать уровень доступа к разным доскам разным людям. Копирайтеры видели лишь их доски и инструкции. Когда у меня появился КМ, он уже видел доски копирайтеров, доску с ТЗ, и мог распределять ТЗ авторам.

Я же видел всю картину полностью:

Все доски вместе

Таким образом мы работали примерно полгода. Количество копирайтеров выросло, появился КМ, когда пошел на Спарту — темпа не хватало, и мы начали работать с биржами ETXT и ContentMonster.

Система себя показала нормально при небольших обьемах. Раз в пару дней просмотреть карточки, и посчитать деньги все было несложно. Но все же было много рутинных операций. Основные недостатки были следующие:

  • Сложность учета ТЗ. Нельзя было зайти, и понять — сколько ТЗ пишется, сколько ожидает проверки. Сколько есть свободных ТЗ. Нужно было открывать все карточки, и собирать вручную эту информацию.
  • Сложность оплаты. Нужно было заходить в список каждому копирайтеру, смотреть обьем текста, суммировать эти обьемы, считать и платить. Некоторым копирайтерам я платил на Вебмани в рублях, некоторым на украинские банки в гривнах. Цены были в рублях, нужно было пересчитывать суммы в гривны, смотреть курс рубля к гривне.
  • Нет статистики. Нельзя оценить — сколько написано ТЗ всего, за месяц, за неделю. Непонятен темп написания. Непонятно, какая средняя стоимость статьи. Нельзя сделать нормальные прогнозы на следующий месяц. Непонятно, сколько потрачено денег (я веду учет финансов в отдельной программе, но удобно видеть финансовую статистику и в этой системе).
  • Сложность масштабируемости. Из ростом количества авторов и других участников (КМ-ы, редакторы) будут проблемы. Будет хотя бы десяток копирайтеров — будет уже сложно заходить к каждому, и смотреть статистику. Не получится сделать нормальный дашборд, где можно посмотреть с высоты птичьего полета всю картину.

Все эти проблемы я начинал понимать постепенно, по мере работы с системой. Потихоньку я начал задумываться про альтернативы.

Идея создать свою ERP систему — Textmania

«Я же программист! Что, на Java не напишу систему под себя?». Такая мысль крутилась у меня в голове. Тогда уже Textmania умел проверять тексты, и делать другие задачи. И я подумал добавить туда полноценную работу с авторами, лишенную всех указанных недостатков.

Сделать что-то вроде Боники.

У меня достаточный опыт программирования, и я трезво оценивал затраты на подобную систему. Полгода — первая альфа версия. Еще полгода — довести до ума. Фигачить нужно много.

Я думал делать даже такой платный сервис. С адекватными ценами своих клиентов бы он нашел. Но опять-таки — это дофигища работы.

В общем, эту мысль я пока оставил в покое. Пока что это слишком сложно для меня.

Мысль никуда не делась, и когда-то я закрою этот гештальт.

Встреча с Максимом Козловым в Виннице

В конце 2017 — начале 2018 года я отдыхал с женой у тещи в небольшом городке под Винницей. А в Виннице живет Максим Козлов — мой товарищ, который проходил со мной Начало и Спарту 2017. Я давно хотел с ним встретиться, но я был в Киеве, он в Виннице, и как-то у нас не получалось.

Но я уже был совсем рядом, и ничего уже не мешало.

Я приехал в Винницу, и мы пообщались с Максом на тему сайтов и жизни. Я рассказал о своих планах, он о своих. Поделились вебмастерскими нюансами. И он рассказал мне о своей системе управления авторами в Google Spreadsheets. Показал пару скриншотов.

Я заинтересовался.

Приехал домой, и за два дня набросал первый прототип в Google таблицах. С того момента он сильно изменился, про это — чуть ниже. Но даже этот прототип показал мне — да, эта штука рабочая, и ее можно допилить до юзабельного и удобного всем состояния.

Бизнес — это про людей

Отойду немного в сторону.

Бизнес, в том числе и в сайтах — это не одиночная работа. Твой опыт — это только твой опыт. Но когда ты встречаешься с другими людьми, и общаешься с ними — ты приобретаешь другой, бесценный опыт. Появляются новые идеи.

Без Макса я бы не сделал свою систему на Гугл Таблицах.

Надеюсь, что и Макс вынес что-то полезное из встречи со мной 🙂

Кто-то в Киеве хочет встретиться?

Я живу в Киеве, и я открыт к встречам с вебмастерами. Если вы живете в Киеве, или проездом здесь, хотите пообщаться — пишите мне на email, и встретимся.

Идеальный формат — компания до 10 человек. Так это еще не будет толпа, и всем будет интересно пообщаться.

Описание текущей системы работы с авторами — что видит владелец

Чтобы полностью понять, о чем я сейчас расскажу, вам нужно знать, что такое Excel или Google Spreadsheets хотя бы на уровне листов и базовых формул.

Считаем, что вы знаете это. Теперь описание самой системы. Расписывать все до мельчайших деталей я не буду, но общую идею вы поймете.

Сейчас я опишу, что видит владелец системы, администратор. Потом покажу, что видит копирайтер.

Есть одна центральная таблица — она называется Сайты. В этой таблице есть много листов. Сейчас — 10. Будет больше людей — будет больше листов.

Главный и центральный лист — это ТЗ. Выглядит он примерно так:

Лист ТЗ

Одна строчка — одно ТЗ. У каждого ТЗ есть много параметров, на скриншоте частично видны эти параметры (названия колонок).

Вы видите не все колонки. Там есть еще колонки оплаты всем цепочкам (оплачен ли текст автору/КМ-у, редактору, коректору). Есть дата выдачи ТЗ автору, дата публикации.

Интересны две колонки — ТЗ и Написанная статья. В колонке ТЗ хранится ссылка на Google Docs документ с ТЗ. А в колонке Написанная статья хранится ссылка на Google Docs документ с написанной статьей.

Эти ссылки добавляются на этапе добавления ТЗ. Сразу вопрос: нужно на каждое ТЗ делать отдельные документы, добавлять в нужные ячейки?

Нет, все проще.

Есть отдельный лист, который называется Добавление ТЗ. Выглядит он вот так:

Добавление ТЗ

В синее поле (это большая ячейка) я вставляю текст ТЗ. Само ТЗ я делаю сервисом Textmania. Настраиваю параметры ТЗ (цена, КМ, редактор — эти данные обычно не меняются. Ячейка Автор остается пустой).

Выбираю проект (сайт, для которого добавляю ТЗ). Если нужно — вручную выставляю тему ТЗ, но для ТЗ из Textmania делать и этого не нужно.

И нажимаю кнопку Добавить ТЗ.

Запускается макрос (AppScript в терминах Google Spreadsheets). Этот макрос делает в Google Drive отдельный текстовый файл, куда добавляет текст ТЗ. Потом делает пустой Google Docs файл, в котором потом копирайтер напишет текст. Настраивает права доступа к этим файлам. Добавляет новую строчку в лист ТЗ. В этой строчке уже формулами указана стоимость текста, ссылки на нужные документы.

Сами же эти документы хранятся у меня на Google Drive диске. На каждое число делается отдельная папка. Например, вот пример для одного из сайтов — видно, что в начале или конце каждого месяца я добавляю блок ТЗ:

Скриншот добавления ТЗ

Таким образом, максимально исключается человеческий фактор — что кто-то где-то что-то затупит.

Машина обычно тупит реже человека.

Дальше есть лист Сотрудники. Здесь централизованно хранится информация о всех работниках. Выглядит вот так:

Лист Сотрудники

Здесь можно посмотреть детали о работе каждого сотрудника. Сколько текстов в написании, сколько ожидает проверки. Сколько денег нужно ему выплатить. Я сделал даже статистику по скорости — сколько текстов в день и тысяч знаков кто выдает. Есть более быстрые и менее быстрые копирайтеры 🙂

В этом же листе я решил проблему с конвертацией разных валют. Google Spreadsheet умеет автоматически подтягивать нужные курсы.

Когда приходит момент оплаты, у меня есть отдельный макрос. Я выделяю ячейку с нужным сотрудником, и запускаю этот макрос. И у меня появляется следующее окошко:

Отчет про оплату

Здесь детальный отчет — сколько работы сделал сотрудник, и сколько денег ему нужно заплатить. Информация берется с листа ТЗ.

Оплатив работу (на карточку или Яндекс Деньги — автоматической оплаты нет), я нажимаю кнопку Да. По нажатию этой кнопки статус оплаты для нужных ТЗ меняется, и сотрудники видят, что их работа уже оплачена.

Такую процедуру оплаты я делаю один раз в неделю для каждого сотрудника. Суммарно занимает меньше часа. Не нужно отписывать каждому, что вот оплатил, и т.д. — у них есть свои личные кабинеты, и они сами видят статус оплаты. Все уже привыкли, что оплата раз в неделю, нет вопросов «А вы оплатили?».

В общем, больное место с подсчетом кто что сделал и сколько нужно оплатить — автоматизировано. Дальнейшая автоматизация — это только автоматические выплаты. Я смотрел в эту сторону, но это дорого и пока мне ни к чему.

Следующий интересный лист — Проекты. Выглядит вот так:

Лист Проекты

Здесь хранятся все мои проекты, с их описаниями и подробной статистикой по каждому проекту — скорость ТЗ, данные по оплате, сколько всего публикаций и т.д.

Отдельно скажу про кнопки. Работают они для выделенного проекта (нужно выделить мышкой нужную ячейку).

Кнопка Денег потрачено на проект. Нажав ее, я выбираю промежуток дат, и получаю отчет по сайту следующего вида:

Статистика по расходам за проект

Кнопка Получить список ссылок выдает количество и список ссылок между указанными датами. Когда я оплачиваю работу, я получаю этот список для каждого проекта, и добавляю на переиндексацию в Яндекс Вебмастер.

И вишенка — это лист Dashboard. Это первый лист, на который я попадаю, когда открываю свою систему. И он дает мне полное понимание, как сейчас дела. Вот кусочек листа:

Dashboard 1

А вот еще кусочек с планированием:

Планирование скорости ТЗ

На основании предыдущих данных можно понять, что будет дальше при текущих темпах. Сколько статей будет написано за неделю, за месяц, сколько это будет стоить.

Статистика работает прямо хорошо. Раньше я еще вел учет по отдельным проектам. На один проект я запланировал потратить 6745 рублей, основываясь на предыдущей статистике. Потратил же 6715 рублей. Расхождение получилось 30 рублей — или же 0.5%.

Сейчас я планирую уже по совокупности проектов, но принцип остался тот же.

Не представляю, как можно планировать ведение любого бизнеса без подобной статистики. Рано или поздно к этому придет каждый предприниматель, я считаю.

Другие листы уже не столь интересны, и они больше технические. Перейдем к личным кабинетам авторов.

Личный кабинет автора

У каждого автора есть свой личный кабинет — тоже Google таблица. Этот личный кабинет связан с центральной таблицей. Таким образом, каждый автор видит лишь те ТЗ, которые распределены ему, и не видит других ТЗ. Выглядит личный кабинет вот так:

ЛК автора

А вот и другая часть, которая не видна была:

ЛК автора 2

Здесь есть инструкции авторам по работе с системой, редполитика. И есть ссылка на сдачу текста. Написав текст, копирайтер нажимает на эту ссылку и видит Google Forms:

Сдача текста

Вставляет ссылку на статью, нажимает кнопку Отправить.

В главной таблице установлен обработчик на такие Google Forms ответы. Обработчик (макрос) получает ссылку статьи, и в листе ТЗ меняет статус статьи. Это сигнал корректору, что нужно проверить текст. Текст может быть либо принят либо возвращен автору на доработку.

Автор всегда видит текущий статус текста — принят, нужно доработать. Всегда видит ситуацию по деньгам.

Также у автора есть отдельный лист — Статистика. Там он видит картину в целом за все время работы со мной:

Полная статистика автора

Такой личный кабинет автора снимает множество вопросов по оплате, по статистике.

Текущий алгоритм прохождения текстов

Итак, как же выглядит прохождение статьи в моей системе?

  1. Я делаю ТЗ сервисом Textmania.
  2. Добавляю ТЗ в ERP Сайты (я так называю свою систему).
  3. КМ (сейчас он же редактор) назначает это ТЗ конкретному автору.
  4. Автор пишет текст и сдает.
  5. Корректор проверяет текст. Либо принимает, либо возвращается на доработку (предыдущий шаг).
  6. КМ публикует текст.
  7. Я проверяю текст, и либо принимаю, либо говорю, что нужно поправить.
  8. Я оплачиваю работу всем участникам.

Такая цепочка гибкая, и она сильно усложнилась по сравнению с первым вариантом (автор сдал мне текст — я опубликовал). И главное — каждый шаг можно делегировать. Я сейчас исполняю шаги 1, 2, 7 и 8. Они несложные. Шаги 1 и 2 можно без проблем делегировать. Шаги 7 и 8 (контроль и оплата) — тоже можно, но я сейчас не могу.

Возможности к расширению

Сейчас через такую систему проходит 50-100 текстов в месяц. Но по моим ощущениям ее легко можно раскачать до 1000 текстов в месяц, добавив еще людей. Из принципиальных изменений — пришлось бы группировать редакторов, выделять среди них главных, и руководить уже ними. Но с технической точки зрения проблем я не вижу.

Можно вводить новые должности, делать для них личные кабинеты. Это уже несложное (для меня) дело.

Недостатки системы

Из недостатков хочу выделить следующее:

  1. Система завязана на меня. Что-то допилить, поменять — это сейчас могу только я. Когда будет дальнейшее делегирование — это может стать проблемой, поскольку будет меня отвлекать.
  2. Завязанность на сторонние сервисы. Конкретно — Google Docs. Хоть это и бесплатное решение, но там тоже есть свои ограничения, с которыми я уже сталкивался (ограничение на количество операций в секунду — слишком сложные макросы не успевают отрабатывать).
  3. Нет защиты против дурака. Все внутренности системы доступны для изменения. Если кто-то где-то введет не те числа, или вообще не числа — будут проблемы. Частично это можно решить верифицирующими макросами, но это тот еще костыль.
  4. Есть принципиальные ограничения по расширению. Это все же электронные таблицы. И сделать полноценный интерфейс, какой я хочу — не получится. С точки программирования лучше (там есть полноценный Javascript), но не очень (писать код можно только в неудобном онлайн редакторе).

Как полуавтоматизированная система — это прекрасное решение. Как полная автоматизация — нет, не дотягивает до того, что я хочу.

Когда стоит поменять систему

Я планирую ближайший год или больше работать из текущей системой. Писать же полноценную альтернативу начну после выхода на масштабы 200 и больше статей в месяц, когда будет больше авторов, больше доход.

Тогда я реализую полноценный комбайн, где реализую все задумки. Туда же интеграцию с Adsense, РСЯ, аналитикой — чтобы полностью отслеживать что и куда, видеть какой сайт сколько приносит. У меня сейчас есть отдельные кусочки (составление ТЗ, проверка ТЗ, аудит сайта), реализованные в Textmania.

Я потихоньку добавляю новые кусочки, и связываю их друг с другом. Скоро покажу, как я делаю ТЗ для текстов — там связка из трех сервисов Textmania, один из которых приватный. За час можно сделать 10 качественных ТЗ с планом. Если ТЗ типовые — то больше. Но про это будет отдельный пост.

Вебмастера — как вы работаете с авторами? Есть ли у вас какие-то подвижки в сторону автоматизации? Как вы не захлебываетесь в рутине?

Вам также может понравиться

Об авторе ivan_melnichuk

Программист и вебмастер. Делаю сайты, обучаю людей программированию.

12 comments

  1. Лысый says:

    Интересно, но чет сложно. Макросы какие-то, доски Трелло. Что это вообще, зачем это на 100 статей?

    У меня связка вордпресс с ролями + инструкции в гугл-доках + учет и оплата в гугл-таблицах с дублем в месседжер. Все работает само, кроме оплаты ничего не делаю. В прошлом месяце 200 статей выпустили потестировать пределы масштабирования схемы, можно и больше, но рентабльность оптимальная у меня достигается при 50-70.

    1. ivan_melnichuk ( User Karma: 0 ) says:

      Ну я же планирую развиваться дальше, выйти на объемы побольше 🙂 Макросами аналитики много считается, это важно для меня.

      Ну и текущая система — это такая себе отладочная штука, когда буду писать свою с нуля — мне этот опыт пригодится.

  2. Ginger Dog says:

    Ну как-то так себе. Просто надстройка над GD получается. Костыль на костыле. Своя система мне кажется будет лучше, но с другой стороны решение на GD это дёшево и сердито.

    1. ivan_melnichuk ( User Karma: 0 ) says:

      Своя система лучше, согласен. GD — это о том, как можно быстро на коленке (буквально за неделю) автоматизировать работу с авторами, и освободить себе время на другие задачи (в том числе и на написание своей системы).

  3. Мимокрокодил says:

    > Я же программист! Что, на Java не напишу

    А в итоге получилось непонятно что на левом сервисе. Приемлемо лишь standalone-решение, которое подконтрольно тебе полностью. У меня самописная штука, не знаю как правильно назвать. CRM? Вроде по смыслу это не CRM. Закрытый сайт для авторов и КМов. Вся сила в том, что не только задачи авторам отрабатываются внутри, но и публикация идет через него, т.к. сайты крутятся на моей CMS и готовые тексты улетают по API. Чем большей частью процесса управляешь, тем легче всё оптимизировать.

    1. ivan_melnichuk ( User Karma: 0 ) says:

      Standalone решение лучше, конечно. Но его нужно поддерживать (править баги, допиливать функционал). Сделать это сможешь только ты (или же делать документацию и искать фрилансеров). Если какая-то фигня случится с этим решением — только ты сможешь ее расхлебать.

      В случае с Google Docs про тебя уже позаботились, про отказоустойчивость и т.д. Ограничили в возможностях при этом, конечно.

      К чему я веду — что я тоже приду к самописной системе. Но на Google Docs я могу базово отладить процессы, и сделать свою систему уже с пониманием набитых шишек.

  4. Vinc says:

    Годно. Как сделать в твоей системе, чтобы авторы сами брали тз в работу из всего списка тз?
    Может поделишься табличкой-то?)

    1. ivan_melnichuk ( User Karma: 0 ) says:

      Сделать распределение ТЗ между авторами очень просто — достаточно сделать отдельный лист, который будет биржей. На этом листе будет список всех свободных сейчас ТЗ. Автор выберет нужное ТЗ, и забронирует за собой. Технически это несложно сделать.

      Табличкой делиться пока не планирую. Во первых, это не одна таблица, а несколько связанных. Обьяснить что и к чему — это нужно делать отдельный подробный мануал. Во вторых, сейчас там зашито много личных данных — инфа о сайтах и все такое. Фиксить все это и просматривать займет много времени.

      Я готов индивидуально настроить кому-то такую систему за 20 000 рублей. Надеюсь, желающих не найдется 🙂

      1. Vinc says:

        А можно же ВордПресс доработать под эти нужды(один сайт управляющий), там получается роли уже есть, просто роли отредактировать, и ещё настроить экспорт на другой сайт на ВордПрессе.

    1. ivan_melnichuk ( User Karma: 0 ) says:

      Смотрел. Вроде и норм, но оно платное тоже, в бесплатной версии есть ограничение по количеству сотрудников вроде. Ну и это нужно обучать, порог входа явно выше чем в Гугл Докс получится

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *